Har du tenkt: -Åh, jeg skulle hatt litt lengre frist på prosjektet? At du vil jobbe litt mer, levere enda bedre kvalitet? Du innser hvor tøff deadline blir, så du ber om mer tid?

Jeg har vært der. Mange ganger. Det er bare tull. Jeg lurer meg selv. Jeg har bare ikke forstått det.

(Bilde: Freelancefolder.com)

Hva bør jeg gjøre da, for å levere det jeg skal til avtalt tid?

– Jeg trenger ikke mer tid, jeg trenger flere tidsfrister!

April 2004: Berg-Hansen øyner trøbbel. Kundene reiser mindre i jobben. Vi hadde fått 9/11 terroren, digitalisering og inntektssvikt. Vi hadde røde regnskapstall første halvår. Kostnadene var allerede til beinet. Jeg ledet et prosjekt som skulle øke inntektene. Vi hadde 8-10 lovende initiativer, men det løsnet ikke helt. Vi kjente presset, jobbet tungt og følte vi trengte mer tid.

Da sier Terje Sand i Brand Management Group (BMG):

– Du trenger ikke mer tid! Du trenger flere tidsfrister!

Dette var lenge før «Lean Startup» var oppfunnet. Vi tok et valg, satset hardt på det mest lovende prosjektet og gav gass. Resten er historie.

I dette prosjektet lærte vi å lage produktkonsepter og ta skikkelig betalt i markedet for web-produktene vi utvikler. Slikt er helt opplagt i andre bransjer, som for eksempel IT, men uvanlig i reisebransjen. Men vi gjorde det. Vi laget konsepter, trente på salg og heiet hverandre frem. Det bidro til vekst og lønnsomhet i årevis etterpå.

– Execute or Evacuate!

Januar 2013: på scenen står Manuel Knight, tidligere amerikansk elitesoldat. Noe av det råeste og samtidig mest sympatiske mennesket jeg har møtt. Han snakker om «high performance» prestasjonskultur.

Manuel har nettopp fortalt hvordan han i Gulfkrigen i Kuwait unnslapp en ekstrem gisselsituasjon. At det gikk bra var ikke flaks.

(Bilde: Privat)

Manuel og hans kollegaer hadde trent på hva de skulle gjøre. Og når de stod i situasjonen, så gjorde de nøyaktig som avtalt. De kunne stole på hverandre, hundre prosent:

Execute! …OR ….Evacuate!

Med andre ord: Gjør som avtalt, eller pell deg til h**** og finn på noe annet. Når de lykkes, så er det kulturen som avgjør. De gjør som avtalt. De bare bestemmer seg.

– Ubehagelige sannheter om prosjekter

Lettere sagt enn gjort? Kikk på dette blogginnlegget fra Matthew May, syv ubehagelige sannheter om prosjekter. Kortversjonen:

• Et stort prosjekt blir aldri ferdig i tide, holder ikke budsjettet og gjør aldri som opprinnelig planlagt
• Prosjekter går bra, inntil de er 85 prosent ferdige
• Når ting ser ut til å gå bra, så har du gjerne oversett noe
• Det tar tre ganger så lang tid som forventet å fullføre et dårlig planlagt prosjekt. Et godt planlagt prosjekt tar bare dobbelt så lang tid

Det var jo deprimerende? Men litt humor også? Kjenner meg igjen så det holder.

– «Nye Veier til Vekst»

Etter mange titalls store prosjekter i Berg-Hansen har jeg omsider forstått hvor mye prestasjonskultur betyr for om et prosjekt går bra. Og da tenker jeg på det helt grunnleggende,

…å levere det vi skal til avtalt tid

Oktober 2013: Siden i sommer har Berg-Hansens kanskje aller beste prosjektleder gjennomført et viktig prosjekt for oss, i samarbeid med våre håndplukkede partnere Netlife Research og Degree Consulting. Prosjektet heter «Nye Veier til Vekst», noe Berg-Hansen virkelig trenger.

Målet til prosjektet er å lansere et «mobile first» basert selvbetjeningsprodukt rettet mot en del av reisemarkedet som Berg-Hansen ikke betjener i dag, nemlig Lavprisfly.no.

Vi tror at det er en ledig markedsposisjon og at tidsvinduet for å lykkes med produktet er helt begrenset

Som prosjekt er «Nye Veier til Vekst» allerede svært vellykket. Ut fra en enkel skisse av kjerneproduktet, så ble selve design- og utviklingsjobben frem til en testbar versjon gjennomført på 35 dager.

(Bilde: recombo.com)

Da snakker vi en fullblods A til Å løsning for å søke-bestille-betale reiser, utviklet fra bunn av. Trettifem dager! Det er ekstremt raskt.

En annen sak er om resultatet blir bra, hvorvidt produktet vi utvikler blir vellykket. Vi er på stø kurs mot å lansere i markedet i november-desember. Da får vi svaret, det er kundene som til slutt bestemmer om vi har lykkes, eller ei.

– Bridge Over Troubled Water

Det er i litt krevende tider og vanskelige prosjekter at jeg spesielt tenker på Terje og Manuel. Så nøkkelspørsmålet er:

-Hvordan unngå de «syv ubehagelige sannhetene om prosjekter»? Hvordan sikre at ditt prosjekt virkelig lykkes?

Det er så fristende…bare be om litt mer tid, så vi kan lage løsningen enda litt bedre…

Det enkle svaret, mener jeg, ligger i det Terje og Manuel sier: 1) Sett flere tidsfrister, ikke utsett fristen 2) Hold fristen, eller finn deg noe annet å gjøre.

Men ikke krev det av prosjektgruppen. Som prosjekteier eller prosjektleder må du kreve det av deg selv: Du må sørge for at prosjektet blir styrt ved hjelp av det vi kaller «variabelt scope». Da kan du holde tid, kost og kvalitet fast.

Variabelt scope betyr at hvis prosjektet sliter, så må du ta ansvar for å skrelle bort «nice to have» funksjonalitet fra produktet.  Kundebehovene kommer først.

Du og prosjektet må vite hva som er absolutt minste akseptable utgave av løsningen dere skal bygge («Minimum Viable Product») for å dytte det raskest mulig ut så kundene kan teste.

Den store fordelen med å jobbe slik, er at prosjektet hele tiden har maksimalt fokus på hva som er det viktigste for kunden. Og det er jo hele vitsen?

Med andre ord, strategien var basert på «Lean Startup» og utviklingen gjennomført med god «scrum» metodikk. Jeg kan skrive under på at det virker.

____________________________________________________________________

Mer stoff:

1. De viktigste fakta om Lean Startup finner du her, inkludert boka til Eric Ries som jeg anbefaler på det varmeste
2. Denne artikkelen i Harvard Business Review er gullfin, den gir innsikt i hvorfor Lean Startup gjør en forskjell
3. Her er en glimrende artikkel som forteller mer om hvordan variabelt scope kan være nøkkelen til suksess i ditt prosjekt.
4. Her er et klipp med Manuel Knight. Hvis du er interessert i teamprestasjoner, så er han en fyr jeg på det varmeste kan anbefale å oppleve «live»